8. Тайм-менеджмент

 

Тайм-менеджмент – в перекладі з англійської означає «управління часом». Часом, зрозуміло, не можна керувати, а практичним завданням тайм-менеджменту є упорядкування використання робочого і особистого часу. Іншими словами, це облік та оперативне планування часу. Відповідно до теорії тайм-менеджменту, важливим для кожного працівника є виявлення сутності та мінімізація впливу або абсолютне подолання хронофагів − факторів, що викликають нераціональні витрати часу у діяльності протягом робочого часу.

Хронофаги – це вид стандартних ситуацій та інші перепони, що тимчасово зупиняють процес роботи або які перешкоджають та унеможливлюють подальше її виконання. Ще у 1984 році одним з найвідоміших у світі дослідників тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом були окреслені типові хронофаги. Зі змінами зовнішнього середовища відбуваються і зміни в чинниках, що заважають якісній організації управлінсько-організаційній діяльності.

       «Хронофаг — это чаще всего человек, у которого нет настоящего дела и который, не зная, как убить свое время, решает заполнить свой досуг, пожирая ваше. Наглость этой твари невероятна... Не надейтесь умаслить хронофага, бросив ему поглодать частицу вашего времени. Он ненасытен... Отсюда мораль: держитесь с хронофагами твердо и беспощадно истребляйте их. Мягкостью и щепетильностью ничего не добьешься. Напротив, эти-то качества и создают микроклимат в котором хронофаг благоденствует» (Андре Моруа)

 Найбільш розповсюдженими хронофагами визнані:

1. Постійний поспіх.

2. Відсутність чіткого розподілу робіт або їх пріоритетності.

3.Постійне доопрацювання справ вдома.

4. Великий потік рутинних справ, часто строкових, робота над якими займає багато часу.

5. Метушливість.

6. Слабка мотивація праці.

7. Телефонні дзвінки особистого характеру.

8. Неефективна робота з документацією.

9. Синдром «відкладання справ на потім».

10. Відсутність самоорганізації та самодисципліни.

11. Недостатній контроль за виконанням роботи.

12. Виконання чужих завдань.

            До зазначених факторів доцільно додати також сучасні техногенні хронофаги, які можуть працювати як на користь роботі, так і заважати, наприклад телевізор, Інтернет в особистих цілях, ICQ, чати-форуми, електронна пошта, комп’ютерні ігри, купівля товарів у режимі «он-лайн» та ін. Окрім хронофагів, існують і внутрішні перешкоди, які відволікають від виконання завдань та цілей.

 Подібні перешкоди, як правило, не враховують як частину робочого процесу, але вони частіше всього перешкоджають роботі і забирають частину часу.    Класичні хронофаги: нечітко поставлені цілі, відсутність системи у справах, у документах, на робочому столі і в комп’ютері.

 «Внутрішні перешкоди»:

➢     невміння відмовляти й казати «ні»;

➢     звичка хапатися за все й одразу;

➢     неправильна оцінка строків та обсягів роботи;

➢     бажання завжди бути корисним і допомагати всім;

➢     природна повільність;

➢     відсутність звички вести системні записи;

➢     надмірна товариськість;

➢    звичка братися до роботи, не забезпечивши себе всім необхідним;

➢     невміння визначати пріоритети;

➢ звичка кожні 15–20 хвилин перевіряти пошту (блоги, форуми, сайти);

➢     брак відпочинку (постійна сонливість);

➢     звичка цілком покладатися на пам’ять;

➢     природна неуважність;

➢     звичка відкладати щоденні справи на вечір;

➢     невміння слідкувати за виконанням програм та планів;

➢     звичка курити.

 «Зовнішні перешкоди»:

➢     затримка під час виходу з дому (наприклад, забуті ключі);

➢     затримка в дорозі (черга на маршрутку);

➢     балаканина з колегами (начебто комунікація);

➢     несправності з комп’ютером і доступом до Інтернету;

➢     електронна пошта (спам);

➢     наради;

➢     пошук папок, ручок, чашки для кави тощо;

➢     телефонні дзвінки;

➢     курси підвищення кваліфікації;

➢     відвідувачі;

➢прослуховування повідомлень голосової пошти;

➢     інші люди;

➢     емоції;

➢     малопродуктивні методи.

 

«Рекомендації»:

❖ Оптимізуйте сон, харчування, телефонні розмови.

❖     Виробляйте в себе «відчуття часу»

❖  Робіть перспективні і поточні справи.

❖Виділяйте найважливіші справи.

❖     Формулюйте цілі.

❖     Контролюйте себе.

❖
Закладайте часові резерви.

❖ Групуйте однотипні справи.

❖     Максимально використовуйте можливості мобільного телефону.

❖     Не дозволяйте собі відкладати справи.

❖     Визначте своїх «пожирачів часу».

❖     Делегуйте повноваження.

❖     Не перевтомлюйтеся.

❖     Заохочуйте себе.

❖     Живіть «тут і зараз»

Тайм-менеджмент на пальцях – 10 технік як вижити і встигнути все!

 Я зашиваюся… Врятуй мене! Саме так починався лист від моєї подруги – одного з найавторитетніших маркетологів Західної України. Що таке управління часом для сучасної людини? Життєво важливе питання  – особистої ефективності та продуктивності. Шалений ритм життя, великий потік інформації: як все встигати, як правильно керувати своїм часом?

А скільки разів вводили в Google “тайм менеджмент книги” або просто “time management”? А скільки разів ви складали список справ, можливо, відвідували тренінги з тайм менеджменту, щоб нарешті навчитися як керувати своїм часом? Планування часу, або де взяти час на всю-всю роботу, приробітки та cім’ю і життя в решті решт? На це питання я знайшла відповідь! Це працює в мене, це працює в моїх клієнтів, це буде працювати у вас!

Техніки тайм-менеджменту “на пальцях”

        
  1. Матриця Ейзенхауера. Вона працює! 

34 президент США Ейзенхауер придумав свою систему визначення пріорітетів, які справи робити першочергово, яка відома як матриця Ейзенхауера. Вона в мене довго не “входила”, я не розуміла, як її застосовувати і чого з нею всі так носяться, поки не “прочитала” її по-своєму. І для мене все стало на свої місця. Отже, матриця Ейзенхауера від Калабухи, як я її зрозуміла і успішно використовую.

Виділити серед всього списку ваших справ:

 - термінові/важливі: Що це таке? Те, що терміново треба зробити вам самому в першу чергу. Що горить, крім вас це не зможе зробити ніхто, і якщо ви цього не зробите вчасно до конкретно визначеною дати, то це матиме неприємні репутаційні наслідки, можливу втрату грошей або ймовірність їх незаробляння. А також те, що зразу принесе гроші.

Ось вам і зразу чудова мотивація діяльності! Гроші!

  - термінові/неважливі: Тобто такі справи, які хтось може виконати за ваc. Знайдіть помічників, які би в чітко зазначений термін все потрібне зробили. “Хочеш щось зробити добре, зроби сам” для керівника та власника бізнесу – це хибний шлях! Особливо, якщо справа стосується щось кудись завезти або отримати по дорозі. “Заодно ще і це зроблю, з цими переговорю, заберу посилку з “Нової пошти” – саме непродуктивне, що тільки можна придумати.

  - важливі/нетермінові: Те, що можете зробити тільки ви і делегувати їх в силу ряду причин не можете або не маєте права (конфіденційність або репутаційні наслідки).

  - неважливі/нетермінові: Не робити. Вірити, просто не робити їх і все. В нас є, чим зайнятися і що робити. Коли я для себе відкрила цей чудодійний секрет, в мене вивільнилася величезна кількість часу!  

2. Чіткий план роботи!

Вcтановити собі чіткий план роботи, як робити ці справи. В якому порядку яку справу робити і постановити собі чіткий дедлайн, коли їх закінчити. Якщо справа якась дуже велика, то розбити її на невеликі частини і кожен день робити якісь фрагмент роботи.

Головне, почати! “Початок - половина справи” – казали давні греки. А не впадати у розпач, як нормальна людина це зможе зробити, а головне – коли? Перевірено! Коли я тільки починаю щось робити, то вже все не так страшно. Я пішла по цьому шляху. І я його здолаю!

  3. Правильно делегуємо!

Організувати свій час, делегувавши по-максимуму все, що тільки можуть зробити інші люди! Що  і як правильно делегувати? Те, що не вмієте зробити, а треба.

1.   Те, що не подобається.

2.  Те, що подобається і вмієте робити, а воно не приносить грошей.

3.   Рутинні справи, які цілком можуть зробити інші, а самій зосередитися на стратегічних завданнях бізнесу. Я дуже люблю готувати і прибирати в хаті. Та я цього не роблю, бо це займає час, за який я можу зробити роботу, яка оплатить вартість послуг моєї помічниці по господарству на кілька місяців вперед. Дівчата! Помічниця по господарству для ділової жінки, це не розкіш, а така сама необхідність сучасного світу, як інтернет або мобільний телефон.

  4. Ліквідовуємо “викрадачів часу”!

Ми маємо час як ресурс, тому необхідно визначити і ліквідувати “викрадачів часу”. На які непотрібні заняття він зливається? Як це зробити? Як загалом заміряти показики витрат часу? Протягом двох днів записувати всі дії, які робиш і час, скільки на це йде. Таким чином визначаються жахливі втрати часу на ніщо. Якщо вже зовсім не маєте терпіння, то один день! Як визначити, що це не потрібна дія? Вона не приносить грошей. Вона не є відпочинком. Вона не просуває вашу справу вперед. Ви почуваєтеся спустошеним, коли ви це робите і відчуваєте внутрішній дискомфорт. 

  5. Вміємо сказати “ні”!

“Ні” всім, хто хоче забрати наш час на непродуктивні справи і розмови.

·       Подругам, які дзвонять “потриндіти” або приходять без попередження, коли проходять поряд.

·       Людям, які навантажують нас справами, що не входять ні до наших посадових обов’язків, ні до наших із ними усних домовленостей.

·       Всім, хто не приносять нам ні радості, ні користі, ні грошей, а один тільки дискомфорт.     

6. Використовуємо “мертвий” час!

Що це таке?  Вимушене очікування в черзі у лікаря, замовлення в ресторані, під час нудної наради, в транспорті, в аеропорті…  Як тільки в мене зявляється така відносно вільна хвилина, я всі думки зразу нотую в “Замітках” свого айфону. 

7. Пишемо список справ!

Так! Старий добрий список справ! Керувати часом це – кожну справу максимально  дрібнити на окремі операції. Наприклад: - Взяти відгук з Марії про результати тренінгу, який я проводила в її компанії.

І у вас буде відчуття глухого кута, що ви щось робите, робите, а справа з місця так і не зрушила. В цьому випадку скласти план роботи можна наступним чином::

 Пункт “Марія” та підпункти:

1.         подзвонити Марії і взяти відгук,

2.         надрукувати те, що вона сказала,

3.         скачати її фото з інтернету,

4.         в папку “Марія” помістити відгук Марії + фото,

5.         відіслати листа програмісту з детальною інструкцією та дедлайном,  як і коли це викласти на сайт.

Поетапно пишете і робите. Ставите пташку біля кожного пункту. Це дуже допомагає людині організувати свій час. Що це дає? Ви краще розумієте часові витрати на ті чи інші ваші завдання, краще сплануєте як правильно керувати часом. Завжди робіть запас часу. Наприклад, до Марії ви можете не зразу додзвонилася.  Або вона не зможе розмовляти . Тоді переходите до наступних справ. Це може вам зайняти півдня.

8. Лягаємо спати сьогодні, а встаємо завтра!

    9. Беремо це все і робимо!

Це і є справжні принципи тайм-менеджменту! Це і є найголовнішим. Ваша самодисципліна, самовиховання. Не на словах, а на ділі бажання скласти план роботи, грамотно організовувати свій час, ставити цілі і досягати їх. Не казати, що з понеділка може колись. Або для мене це не підійде. Я “сова”, я не вмію делегувати, не маю кому, не знаю що… Та мільйон  інших відмовок, за допомогою яких я постійно себе раніше вмовляла, що це все не для мене. А просто прямо сьогодні впровадити все у життя.

10 основних правил тайм-менеджменту

 

1. Пік продуктивності – поспостерігайте за собою кілька днів і ви помітите певний час доби, протягом якого ви найбільш продуктивні – в цей період постарайтесь виконати найбільшу частину завдань або хоча б найскладніші з них.

2. Списки з пріоритетами – складіть список справ, які вам потрібно виконати; розберіться, які з них довготривалі, а які можна виконати за кілька хвилин (ці виконуйте негайно); розбийте довгострокові плани на короткі; розставте пріоритети.

3. З’їжте «жабу» на сніданок – тобто виконуйте справу, за яку вам найбільше не хочеться братися, в першу чергу, це зніме з вас психологічну напругу протягом дня, інакше ви думатимете про цю справу і не зможете сконцентруватись на інших.

4. Одне завдання за раз – звіряйтеся зі списком розставлених пріоритетів і починайте виконувати справи одна за одною, не хапаючись за все одразу – це знижує якість та швидкість виконуваної роботи.

5. Робоче місце – для максимальної концентрації на роботі вам потрібно позбутися усіх факторів, які вас можуть відволікати: це може бути будь-що від зайвих речей на робочому столі до родичів та сусідів, які шумлять за стіною, якщо ви, наприклад, працюєте вдома. Орендуйте собі офіс і зробіть своє робоче місце комфортним та мінімалістичним.

6. Навчіться говорити «Ні» – це заощадить вам не тільки безліч часу, а й нервових клітин, які ви витрачаєте, виконуючи завдання, що не приносять вам задоволення чи користі.

7. Перетворіть соцмережі в друзів, а не ворогів – зазвичай соціальні мережі непомітно пожирають наш час, проте в них є і багато корисного, іноді з ними пов’язана наша робота. Виділіть перевірку соціальних мереж окремим завданням та призначте для нього конкретний проміжок часу.

8. Працюйте в звичному темпі – «поспішиш, людей насмішиш» кажуть не дарма. Не варто гнатися за результатом, оминаючи дрібниці. Працюйте в своєму звичному темпі, головне – не зупинятися.

9. Чергуйте роботу і відпочинок – це стосується як щоденного робочого часу, коли варто використовувати метод Pomodoro, так і використання календарних вихідних днів за призначенням, а не для роботи.

10.
Використовуйте програми та додатки – насамперед, варто відзначити, що швидкий інтернет та хороший комп’ютер – не остання складова у забезпеченні ефективності вашої роботи.

Метод помідора

Суть методу. «Помідорний» метод - один з найоригінальніших у тайм-менеджменті. Придумав його італійський студент Франческо Чирилло. Він, як і всі студенти, перед сесією намагався осягнути неосяжне. І йому це вдалося. За допомогою...помідора. Точніше - кухонного таймера у вигляді помідора. Молодий чоловік заводив таймер на 25 хвилин, протягом яких інтенсивно зубрив лекції. Потім влаштовував 5-хвилинну перерву. Далі йшов другий «помідор» тривалістю 25 хвилин. І знову невелику перерву. Після запуску чотирьох «помідорів» студент дозволяв собі розслабитися протягом 15-20 хвилин.

Що це дає? Людина здатна максимально концентруватися протягом півгодини, потім активність мозку плавно знижується. Якщо планувати час з урахуванням цих біоритмів, можна виконати великий обсяг робіт у стислі терміни.

Секрет успіху. Чітко визначте завдання. Наприклад, вам потрібно написати текст для завтрашнього виступу. Заведіть таймер або будильник на 25 хвилин, давши слово не відволікатися ні на дзвінки, ні на листи, ні на есемески, ні на балаканину з колегами. Якщо завдання займає більше 5-7 «помідорів», розбийте її на підзадачі.

Метод жаби

Суть методу. У кожного з нас є неприємні справи. Для когось це дзвінок клієнту, для когось - розмова з шефом. Так от, в термінології тайм-менеджменту неприємні справи (які тим не менш необхідні) називаються ... «жабами». І щоранку потрібно починати з ліквідації такої «жаби». 

Що це дає? Обробивши «жабу» з ранку раніше, Ви відчуєте прилив сил і гарного настрою - більше нічого поганого не передбачається. Якщо відтягувати рішення неприємною завдання, це буде тиснути на психіку, посилюючи стрес і знижуючи продуктивність.

Секрет успіху. Склавши список «жаб», рівномірно поділіть їх по днях тижня. Накопичувати не рекомендується: чревате хронічним стресом. Розправляється з ними послідовно і спокійно - це заощадить купу часу і сил.

 

Метод слона

Суть методу.  «Слонами» в тайм-менеджменті називають великі завдання і обсяги работ. Напрімер, написання дисертації, будівництво будинку, вивчення іноземної мови та інші глобальні проекти. Однак страшно стає вже від одного слова «глобальний». Такий проект нависає, немов бетонна махина. Ось чому рекомендується ділити його на фрагменти. Це називається «з'їсти слона». Припустимо, якщо вам треба побудувати будинок на ділянці, складіть спочатку план місцевості, зробіть проект котеджу, продумайте систему комунікацій, знайдіть бригаду, замовте будматеріали.

Що це дає? Коли ми розділяємо задачу на підзадачі, вона не здається такою масштабною. Нервове напруження зменшується, а ефективність роботи збільшується.

Секрет успіху. Послідовно йти до своєї мети, виконуючи пункт за пунктом. Коли ми все-таки беремося за справу і виконуємо його, з'ясовується, що робота не така вже складна і неприємна. Як правило, ми самі вирощуємо«слонів» з наших справ, виконання яких довгий час відкладаємо на потім. 

 

Метод швейцарського сиру

Суть методу. Швейцарський сир, як відомо, дірчастий. Якщо ви боїтеся приступати до якоїсь справи, зробіть у ньому «дірку», виконавши частину робіт. Причому на відміну від послідовного «поїдання слона» робити «дірки» можна в довільному порядку. Припустимо, якщо ви хочете будувати будинок, можна почати з тих пунктів, до яких сьогодні більше лежить душа. Наприклад, дізнайтеся, скільки коштує брус або праця робітників. Сувора послідовність необов'язкова: головне - щодня робити «дірки».

Що це дає? Чим сильніше «роз'їдене» завдання, тим менше часу піде на його рішення.

Секрет успіху. Починати рекомендується з найбільш легкодоступних шматочків, знищення яких дасть заряд енергії на прогризання дірок в сирі до тих пір, поки нічого не залишиться. 

Метод швейцарського сиру хороший для розкачки, коли, з одного боку, потрібно братися за новий проект, а з іншого - лінь. Втягнувшись, люди починають обробляти «слона» більш послідовно.

  

Завдання 1.  «Пиріг часу» (5хв.)

Сучасний відповідальний студент, який гарно навчається достатньо перевантажений: навчання, підготовка домашніх завдань, гуртки, секції, факультативи, додаткові заняття. Мало часу залишається на повноцінний відпочинок і хобі. Спробуйте пригадати режим свого буденного дня. Наш день ми можемо уявити, як пиріг шматочки якого -  це час. Запишіть  на секторах кола ваш детальний погодинний (хвилинний) розподіл часу.

Обговорення:

1.       На що витрачається найбільша кількість часу?

2.       На що витрачається найменша кількість часу?

3.     Чи задоволені ви тим, як витрачаєте та організовуєте свій час?

 
Завдання 2. Тест для визначення ефективності використання робочого часу

Інструкція: визначте ступінь відповідності наведених тез Вашій діяльності, позначивши потрібний варіант у графі таблиці. Кількість відповідей «завжди» помножте на 4, «часто» — помножте на 2, за відповідь «іноді» поставте 0. Підрахуйте бали і дізнайтеся, чи ефективно Ви використовуєте свій час.

Тези	Завжди	Часто	Іноді
Я щодня складаю план того, що потрібно зробити
Я виділяю у своїх планах найбільш важливі і термінові справи
Я виконую заплановане
Я регулярно оновлюю робочі та особисті плани
Моє робоче місце охайне та оптимально організоване
Я кладу кожну річ на своє місце
Я можу ефективно працювати, навіть якщо мені заважають
Я можу без особливих зусиль знайти необхідні документи у власному архіві
Я надійна та впевнена у собі людина
Я можу виділити протягом дня час для праці без сторонніх перешкод
Я витрачаю на телефонні розмови оптимальну кількість часу
Я легко запобігаю проблемам
Я ефективно застосовую свій час
Визначаючи терміни виконання справ, я резервую час на розв'язання непередбачуваних проблем
Я запізнююся на роботу, наради, інші заходи
Мої учні працюють з ентузіазмом над завданнями, які я перед ними поставив
Я одразу продовжую свою діяльність після того, як мені завадили
Я щодня роблю щось, що наближує мене до поставленої мети
Я легко розслабляюся у вільний час і не думаю про роботу
Мої колеги знають, де і коли мене можна знайти
Я виконую найважливіші справи, коли відчуваю найбільшу фізичну та розумову активність
У разі моєї відсутності мої обов'язки можуть якісно виконати інші
Я починаю і закінчую заплановане у чітко визначені терміни

Ключ до тесту:

81-100 балів - Ви вмієте керувати своїм часом і тримати ситуацію під контролем;

61-80 балів - Ви непогано вмієте управляти своїм часом, коли справді цього хочете. Будьте послідовнішими і частіше використовуйте методи організації роботи, які заощаджують час;

41-60 балів - обставини часто керують Вами. Почніть застосовувати техніки економії часу;

21-40 балів - ситуація вийшла з-під Вашого контролю. Визначте, що заважає Вам дбайливо використовувати свій час. Упорядкуйте своє життя. Наведіть лад у думках і в почуттях, а вже потім освоюйте техніки ефективного використання часу;

0-20 балів - Ви пригнічені і не можете чітко визначити власні інтереси, реалізувати заплановане. Спробуйте виявити причини стресу та усунути їх. Упорядкуйте, врешті-решт, думки і почуття.

 Завдання 3. Тест  «Визначення ефективності планування»

Інструкція: відповідаючи на питання, оберіть цифру, яка, на Вашу думку, позначає положення, що найбільше відповідає дійсності.

	ніколи	рідко	іноді	часто	завжди
Як часто Ви здійснюєте плануання для того, щоб життєві обставини не виходили з-під Вашого контролю?	1	2	3	4	5
Чи фіксуєте, записуєте Ви свої щоденні плани?	1	2	3	4	5
Як часто Ви використовуєте гнучкість під час виконання завдань свого плану?	1	2	3	4	5
Як часто у Вас виходить повністю виконати всі пункти свого плану на день?	1	2	3	4	5
Як часто Ви плануєте час для найбільш важливих для Вас справ?	1	2	3	4	5
Як часто руйнуються Ваші плани на день через раптово виниклі ситуації?	5	4	3	2	1

«Підрахуйте загальну кількість балів».

Результати

6–10 балів — ефективність планування практично «на нулі». Вам слід подумати про використання нових методів та інструментів для підвищення ефективності планування. Порада: влаштуйтеся на курси тайм-менеджменту.

11–15 балів — ефективність планування нижча за середній рівень. Можливо, у Вас є власна система планування робочого та особистого часу, але Вам слід підвищити її ефективність, аби зменшити стрес та посилити контроль над ситуацією.

16–20 балів — середній рівень. Ваша система планування часу працює, але може працювати ще краще. Вам слід звернути особливу увагу на те, як Ви розставляєте власні пріоритети, справляєтеся з недоречними обставинами та ситуаціями, або на те, як саме Ви складаєте свій план на день.

21–25 балів — рівень вищий від середнього. Ваша система з планування добре працює.  Підтримуйте її роботу, періодично переглядаючи її для того, щоб упевнюватися, що Ви плануєте вирішення саме тих завдань, які найбільш важливі для Вас у житті.

 26–30 балів — чудовий планувальник… або людина на межі виснаження.

Завдання 4. Вправа «Пошук хронофагів»

   Учасники діляться на групи, кожна отримує одну картку з написом «Робота», «Діти», «Дозвілля», «Здоров’я», «Друзі». Завдання: записати негативні фактори, які відволікають нас від роботи, дітей, дозвілля. Презентують свої записи.

Завдання 5. Вправа «Закінчіть речення»:  «Для мене час – це…» Відповіді фіксуються на стікерах і прикріплюються на дошці. Порівняти: чи змінилися думки із цього приводу.